Administratör till Kansliet VA SYD

Brinner du för att arbeta organisationsövergripande med administrativa frågor kopplat till det offentliga uppdraget? Läs vidare! Vi söker en administratör till VA SYDs Kansli där du dels arbetar som registrator i diarieföringssystemet och dels med övrig administrativ service inom avdelningen.

Din kommande roll

I rollen som administratör arbetar du med både enklare rutinärenden och med mer komplexa frågor rörande dokumenthantering/informationshantering.

Exempel på arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde är att:

• Registrera inkommande post och e-post, diarium, registrering av handlingar i samarbete med huvudregistratorn samt visst arkivarbete i samarbete med arkivarien.
• Ansvara för att dokument arkiveras korrekt och ordnas enligt gällande regler.
• Svara på och hantera förfrågningar om att lämna ut allmänna handlingar.
• Hantera konferens-, lokal- och resebokningar övergripande inom organisationen samt till de förtroendevalda politikerna.
• Stötta nämndsekreteraren i administrativa arbetsuppgifter t.ex. arvodeshantering
• Stötta kollegor med att hantera dokument och information. 
• Vara ersättare till huvudregistrator, som är systemförvaltare diarieföringssystemet och har övergripande ansvaret för diariet. Huvudregistratorn har fokus på att driva utvecklingsfrågor kopplat till informationshantering och att sköta den löpande registraturen. 

Kansliet utgör ett verksamhetsnära, kvalificerat, professionellt och tillitsskapande stöd till förbundsledning och verksamheten. Kansliet tillhör avdelning Stab och samordnar, leder och utvecklar VA SYDs arbete inom sina ansvarsområden. VA SYD har påbörjat den spännande förändringsresan med att förbättra och kvalitetssäkra informationshanteringen för att leva upp till lagar och regler inom offentliga förvaltning. Arbetet med att effektivisera och kvalitetssäkra hanteringen av handlingar och arbetssätten kring diarieföring pågår både centralt och lokalt i organisationen.

Kansliet är ett gäng målinriktade medarbetare som är måna om att ha roligt tillsammans. Vi arbetar i team men har också ofta samarbete och utbyte med kollegor i verksamheten där denna roll kommer vara en viktig del. Med vår gedigna erfarenhet och kunnande kan vi erbjuda intressanta arbetsuppgifter i en spännande expansiv bransch där digitalisering står i fokus. 

Vi erbjuder

Du kommer till en arbetsplats med god gemenskap och stolthet över vårt samhällsviktiga uppdrag där du ges mycket eget ansvar och möjlighet att påverka både arbetet och din egen kompetensutveckling. Vi värnar om våra medarbetare och satsar på delaktighet och utveckling samt balans mellan arbete och fritid och erbjuder bland annat friskvårdstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterdagsväxling. Vi arbetar aktivt för att VA SYD ska upplevas som en mycket bra arbetsplats av våra medarbetare. 

Vem är du?

I din roll som administratör kommer du att ha många kontakter, både internt och externt. Du är prestigelös, lyhörd och gillar att samarbeta med människor i olika roller i det dagliga arbetet. Du har ett öga för detaljer och arbetar strukturerat, metodiskt och kommer med egna initiativ. Att ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat är självklart för dig. Du har en god språklig och kommunikativ förmåga och kan kommunicera obehindrat på svenska i såväl tal som skrift. Du har en mycket god administrativ förmåga och kan arbeta självständigt och med flexibilitet, ibland under tidspress.  

Dina erfarenheter

Vi söker dig som har: 

• minst 5 års erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning
• goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom kommunal förvaltning och den politiska processen
• stor vana att arbeta i digitala verktyg och förmåga att snabbt lära dig nya system
• examen från yrkeshögskola (YH) inom området är meriterande

Vill du vara med och driva på miljösmarta lösningar i samhällsbygget? Välkommen med din ansökan!

Vilka är VA SYD?

VA SYD är en av Sveriges största VA- och avfallsorganisationer som storsatsar på hållbar avloppsrening och driver på miljösmarta lösningar i samhällsbygget. Vår verksamhet är igång dygnet runt, har över en halv miljon kunder och omsätter en och en halv miljard per år. Vi renar, kvalitetssäkrar och levererar dricksvatten och tar hand om det som spolas ner i våra avlopp för att vårda hav och vattendrag. Vi hanterar skyfall genom att skapa kreativa lösningar för vattnets väg och samlar in avfall för återvinning och återbruk. Vi motiverar och inspirerar våra kunder till att göra smarta miljöval.

Övrig information

På VA SYD arbetar vi med en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Det innebär att alla sökande bedöms utifrån samma kriterier och prioriterade kompetenser. Våra intervjuer fokuserar på de kompetenser som är viktiga för rollen, vilka inkluderar yrkesmässig erfarenhet, kunskap och beteenden. På så vis kan vi matcha rätt kandidat för rollen och göra ett effektivt och rättvist urval.

VA SYD bedriver samhällsviktig verksamhet och ställer därför höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetande hos våra medarbetare. En del av våra tjänster är säkerhetsklassade, det innebär att du som sökande eventuellt behöver gå igenom en säkerhetsprövning innan anställning enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585). Vissa av våra anställningar kan även innebära en krigsplacering.